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1. Problemstellung beim Anrichten

Die Digitalisierung betrifft zunehmend auch das öffentliche Beschaffungswesen. Die elektronische Vergabe (E-Vergabe) umfasst im Kontext von E-Government die Abwicklung des Vergabe- und Beschaffungsprozesses mithilfe elektronischer Medien. Dabei ist eine vollständige elektronische Durchführung der gesamten Vergabe erforderlich. Gleichzeitig ist immer noch die Rede von E-Vergabe, wenn einzelne Verfahrensschritte (zum Beispiel Angebotsauswertung) nicht in digitaler Form abgewickelt werden (vgl. Siegel 2019: 327).

Da die Kommunen, Landkreise und Landkreisverbünde zum Thema E-Vergabe Bedarfe geäußert haben, wurde hierzu im Rahmen der Begleitforschung ein Workshop zu Vergabe- und Ausschreibeformalien organisiert. Im ersten Schritt wurden die konkreten Herausforderungen im Rahmen der öffentlichen Beschaffung festgestellt. Dabei haben sich folgende Problemfelder herauskristallisiert:

  1. Flexibilität & Rechtssicherheit

  2. Vergabe bei bereits gebildeten Konsortien

  3. Vergabe bei unklarem Zielhorizont

  4. Zeitdruck

  5. Vergabe im Sinne übergeordneter (technischer) Vorgaben (Software & ITEOS)

  6. Konkrete Probleme bei Vergabeleistungen

Die hervorgehobenen Teilaspekte b. und c. waren dabei die klaren Schwerpunktthemen der Diskussion. Anbei die Ergebnisse aus dem Problemstellungs-Workshop.

Weitere Informationen finden Sie hier:
Siegel, T. (2019). E-Vergabe. In Seckelmann, M. (Hrsg.), Digitalisierte Verwaltung. Vernetztes E-Government. 2. bearbeitete Auflage. Berlin: Erich Schmidt Verlag.

2. Sachstand / Grundlagen beim Anrichten

Die E-Vergabe bietet sowohl Innovationen in der öffentlichen Beschaffung als auch Gestaltungsspielräume für Verwaltungen. Aus diesem Grund haben das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie und der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) im Jahr 2013 das Kompetenzzentrum innovative Beschaffung (KOINNO) ins Leben gerufen.

KOINNO hat vor allem eine Beraterfunktion für öffentliche Auftraggeber und unterstützt öffentliche Institutionen auf allen Ebenen wie Bundes-, Landesbehörden, Städte, Kommunen, Polizei, Feuerwehr, Stadtwerke, Universitäten und Krankenhäuser in allen rechtlichen und wirtschaftlichen Fragen rund um eine innovationsorientierte Beschaffung. Die Handlungsfelder von KOINNO können allgemein in drei Bereiche eingeteilt werden: Services, Veranstaltungen und Beratung. Die Beratung erfolgt kostenfrei und individuell vor Ort durch Sondierungsgespräche und Workshops mit den Stakeholdern. Betont wurden besonders die kostenfreien Angebote, die auf der Website https://www.koinno-bmwi.de/ zu finden sind. Es handelt sich bspw. um eine Toolbox mit strategischen und rechtlichen Einkaufsinstrumenten, einen Lebenszykluskosten-Toolpicker, Lernvideos, Webinare, Seminare, Leitfäden und Arbeitshilfen.

Wichtige Aspekte bei einem Beschaffungsvorhaben sind:

  1. Frühzeitige Zusammenarbeit der jeweiligen Fachämter mit der Vergabe

  2. Gleichzeitige Berücksichtigung politischer und rechtlicher Rahmenbedingungen

  3. Bereitstellung quantitativer (Zeit und Finanzen) und qualitativer (Kompetenzen) Ressourcen

  4. Strategische Einkaufsmaßnahmen (bspw. die Implementierung einer Einkaufsstrategie und Beschaffungsrichtlinie, umfassende Markterkundungen oder die strategische Vorbereitung innovativer Vergabeverfahren)

Wesentliche Voraussetzung für eine innovationsorientierte Beschaffung ist ein klares Mandat auf Amtsleitungs- bzw. (Ober-)Bürgermeister-Ebene mit dem Ziel ein Innovationklima innerhalb öffentlicher Institutionen zu schaffen. Weiterhin geht es darum, dass die Beschaffungsstelle sich intern positioniert und eine Schlüsselrolle einnimmt.

Zentral für eine innovative Vorgehensweise ist die Bedeutung der Entscheidungsphasen vor dem eigentlichen Vergabeprozess. Effektive Bedarfsplanungen und umfassende Markterkundungen (»Innovations-Scouting«) bilden die Grundlage für einen effizienten Vergabeprozess. Der strategische Einkauf dient als Unterstützungsfunktion für die Vergabestelle – im Sinne des Vergaberechts.

Innovationspartnerschaften

Für die Gründung von Innovationspartnerschaften ist im Vorfeld die wesentliche Frage, ob es das zu beschaffende Produkt oder die Dienstleistung bereits auf dem Markt existiert bzw. ob es für das zu entwickelnde Gut aus Sicht der Anbieter einen nennenswerten Absatzmarkt gäbe. Ein wesentlicher Unterschied zur vorkommerziellen Auftragsvergabe (PCP) ist, dass die Innovationspartnerschaft ein Vergabeverfahren darstellt, welches sowohl die Entwicklung wie auch die spätere Beschaffung des Produkts oder der Dienstleistung bereits beinhaltet. Zu den Unterschieden und Voraussetzungen von Innovationspartnerschaften und der vorkommerziellen Auftragsvergabe (PCP) siehe: https://medien.koinno-bmwi.de/pcp-vs-innovationspartnerschaft/

3. Hinweise und Praxis-/ Serviertipps

4. Best Practices

Ein Best Practice stellt ein Bundesland dar, in welchem sich ein Lead-Buyer-Konzept bewährt hat. Dabei einigten sich die Ressorts auf zentral zu beschaffende Produktgruppen und bestimmten jeweils eine fachlich hierfür besonders qualifizierte Stelle, die als Lead-Buyer fungieren soll. Diese erhebt unter Beteiligung einer ressortübergreifenden Arbeitsgruppe den Bedarf der gesamten Landesverwaltung und schreibt diesen zentral aus. Mit dieser zentralen Einkaufsführung für Produktgruppen entstanden unter anderem hohe Bündelungseffekte, eine Reduzierung von Beschaffungskosten (Transaktionskosten) sowie eine Erfahrungskurve und Konzentration von Know-How im Einkauf.

Ein weiteres Beispiel aus der Vergangenheit stellt die Beratung des Deutschen Wetterdiensts (DWD) durch KOINNO dar. Nach einer Ist-Analyse des Beschaffungsprozesses in mehreren Workshops mit den Stakeholdern, wurde zusammen mit dem DWD-Vorstand eine Beschaffungsrichtlinie verabschiedet. Zur Erhöhung der Zufriedenheit der Bedarfsträger und zur Optimierung der Vorgangsbearbeitung soll zukünftig innerhalb des Beschaffungsreferates eine zentrale Servicestelle installiert werden.

5. Kochwerkzeuge, Lösungen und Angebote

Unter den folgenden Links finden Sie eine Übersicht zu guten Angeboten, Akteuren und nutzbaren Webtools.

https://www.koinno-bmwi.de/

https://www.koinno-bmwi.de/informationen/praxisbeispiele/

https://www.koinno-bmwi.de/EU_Kontaktstelle/Download/EU-Foerderung_innovative_Beschaffung.pdf

https://www.koinno-bmwi.de/eu-foerderung/downloads/

https://www.bme.de/initiativen/koinno/

Institut für Beschaffungsstrategie:
http://www.beschaffungsstrategie.de/?page_id=671