»Digital Cook Book«

Innovative Rezepte und Speisepläne


Vorbereitung
»Definition Kerngruppe«


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1. Beschreibung

Mit einer ausgewogenen Kerngruppe/ einem Kochteam können komplexe Problemstellungen, wie die Digitalisierung oder 5-Gänge Menüs, möglichst zügig und strukturiert angegangen werden. Auch können Kreativität und Potenziale ausgeschöpft werden, um Lösungen zu entwickeln. Je heterogener die Zusammensetzung der Kerngruppe, umso mehr Perspektiven beleuchten eine Aufgabenstellung. Dabei kann eine Person/ ein Koch zur Koordination fungieren, indem sie für die Kerngruppe/ das Kochteam den Hut auf hat. Neben der Fach- und Methodenkompetenz spielt besonders die Sozialkompetenz eine Rolle, denn auch in der Küche kommt es auf eine gute Chemie an. Dabei wird außerdem die gemeinsame Lösungsorientierung erhöht.

Beachten Sie folgende Grundpfeiler bei der Bildung einer Kerngruppe:

2. Zutaten

Welche Zutaten werden benötigt?

  • Um konkrete Entwicklungen hinsichtlich digitaler Transformationsprozesse zu erzielen, sind für jede Strategieentwicklung politische Entscheidungen notwendig.

  • Es müssen zunächst mögliche Treiber identifiziert werden. Dies bietet Ihnen Anknüpfungs- und Orientierungspunkte innerhalb der Verwaltung während der Strategieentwicklung (bspw. Personen mit fachlicher Kompetenz, administrative Verankerung und hohe Motivation).

  • Eine zentrale Voraussetzung ist die Verfügbarkeit von personellen und zeitlichen Aufwänden für die Kerngruppe.

  • Weiterhin ist eine Offenheit für projektorientiertes und interdisziplinäres Zusammenarbeiten eine wichtige Voraussetzung. Das Engagement beruht auf freiwilliger Basis.

  • Um Veränderungen von Anfang an mit professioneller Hilfe anzugehen, kann ggf. ein Entschluss zur Einbeziehung externer Unterstützung oder Beratung für Themen, wie beispielsweise Projekt- oder Change-Management, erfolgen.

Falls Sie mehr zum Thema Kerngruppen, Gruppendynamiken und Teambuilding nachlesen möchten, empfehlen wir u.a. folgende Literatur:

Nerdinger, F. W./ Blickle, G./ Schaper, N. (2014). Arbeits- und Organisationspsychologie. 3. Auflage. Berlin, Heidelberg: Springer.

Weinert, A. B. (2015). Organisations- und Personalpsychologie. 6. Auflage. Weinheim: Beltz, PVU.


Zudem können Sie unter folgendem Link teambildende Maßnahmen durchstöbern:
https://www.teamgeist.com/teambuilding/

3. Kochanweisung

Wie wird gekocht?

Organisieren Sie einen internen Kick-Off-Workshop zum Projektstart:

  • Identfikation von Mitarbeitern einer ausgewogenen Kerngruppe (fachübergreifend und über verschiedene Hierarchieebenen)

  • Definition von Aufgaben, Kompetenzen und Rollen

  • Erhöhung der Akzeptanz ggü. dem Thema »Digitalisierungsstrategie«

Etablieren Sie regelmäßige Treffen der Kerngruppe (auch unter Einbeziehung externer Partner möglich), um die Vorgehensweise des Strategieprozesses zu spezifizieren.


Unter den folgenden Links können Sie Checklisten einsehen, damit Sie bei der Vorbereitung nichts vergessen:
https://www.inloox.de/unternehmen/blog/artikel/checkliste-vorbereitung-eines-kick-off-meetings/
https://www.wrike.com/de/blog/10-schritte-fuer-einen-bombigen-projekt-kickoff-eine-checkliste-fuer-projektmanager/

Methoden


Rollen Canvas

Rollen Canvas
Quelle: https://www.projektmagazin.de/methoden/rollen-canvas

Hierbei handelt es sich um eine visuelle Methode zur klaren Definition von Rollen in Projekten oder Maßnahmen, inklusive Aufgabenteilung und Zieldefinition. Die Methode eignet sich besonders für die Gründungsphase einer Kerngruppe und kann in Workshop-Formaten erstellt werden. Mithilfe der Leinwand (= Canvas) bzw. der auszufüllenden Felder bekommt man einen schnellen Überblick über die assoziierten Aufgaben und Eigenschaften.
https://www.projektmagazin.de/methoden/rollen-canvas

https://www.inloox.de/unternehmen/blog/artikel/das-role-model-canvas-nach-christian-botta/

Sie finden auf der Website »Visual-Braindrump« kostenlose Vorlagen zum Rollen-Canvas in verschiedenen Gößen (URL: http://www.visual-braindump.de/role_model_canvas/)

Falls Sie mehr zum Thema Selbst- und Gruppenorganisation nachlesen möchten, empfehlen wir folgende Literatur:

Benson, J./ Barry, T. D. M. (2013). Personal Kanban: Visualisierung und Planung von Aufgaben, Projekten und Terminen mit dem Kanban-Board. Heidelberg: Dpunkt.
Michl, T. (2018). Agile Selbst- und Teamorganisation mit Personal Kanban. In L. Wagner (Hrsg.), Agile Verwaltung: Wie der Öffentliche Dienst aus der Gegenwart die Zukunft entwickeln kann (S. 89–99).


RACI-Matrix

RACI-Verantwortlichkeitsmatrix
Quelle: https://i1.wp.com/keremerdogan.net/wp-content/uploads/2017/08/fff.jpg?resize=643%2C379

Die RACI-Verantwortlichkeitsmatrix hilft zur tabellarischen Illustration für das Projektmanagement zwischen anstehenden Aufgaben und den Mitgliedern der Kerngruppe. Zudem werden auch Verantwortlichkeiten definiert, möglichst eine Person pro Aufgabe. Wenn Sie mehrere Personen zuordnen, sollte über eine Aufgabenteilung nachgedacht werden. https://www.projektmagazin.de/methoden/verantwortlichkeitsmatrix

R - »Responsible« - Wer ist für die Aufgabendurchführung zuständig?; A - »Accountable« - Wer entscheidet, ob die Aufgabe richtig durchgeführt wurde?; C - »Consulted« - Wer wird zur Durchführung der Aufgabe befragt?; I - »Informed« -Wer wird über die Aufgabenergebnisse informiert?


Personal-Kanban

Personal-Kanban
Quelle: eigene Darstellung Fraunhofer IAO

Das Personal-Kanban als kleinste Form des Kanban-Boards schafft einen Überblick über die Vielzahl von Aufgaben und ist in den unterschiedlichsten Ebenen und Aufgabenbereichen der öffentlichen Verwaltung einsetzbar. Sie sollten hierbei möglichst zwei einfache Regeln beachten: Erstens, Ihre Arbeit visuell darstellen und zweitens, diese nach Machbarkeit eingrenzen.

https://www.youtube.com/watch?v=2cdunDNUlWE

https://www.buero-kaizen.de/personal-kanban/

https://www.foerderland.de/digitale-transformation/agile-methoden/kanban/


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